どう対応する?改正電子帳簿保存法。電帳法に対応した書類の保管と電子契約ができるセイコーのクラウドサービス。 どう対応する?改正電子帳簿保存法。電帳法に対応した書類の保管と電子契約ができるセイコーのクラウドサービス。

電子帳簿保存法対応は
お済みですか?

電子帳簿保存法とは
国税に関する法律で原則紙での保存が義務づけられている国税関係帳簿書類について、一定の要件を満たした上で電子データによる保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報等の保存義務を定めた法律です。
令和3年度の税制改革において、経済社会のデジタル化の流れを踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、記帳水準の向上を目的として、帳簿書類を電子データ保存する際の手続き等について見直しが行われました。
POINT

まず初めに押さえるのは、この3点! まず初めに押さえるのは、この3点!

  • POINT
    01
    電子取引データの
    紙保存禁止
    これまでは、電子データで受け取った国税関係書類を 紙に出力して保管することが認められていました。
    しかし!令和3年度の改正では、電磁的記録(電子データ)での保存が義務化されたため、電子データで受け取った書類は、電子データのまま保存する必要があります。
  • POINT
    02
    検索要件 & 保存要件
    保存要件
    電子保存する際には、以下のいずれかの保存方法で書類を保管する必要があります。
    • 1.
      相手先にてタイムスタンプが付与された後、電子データの授受を行う
    • 2.
      授受後に自社でタイムスタンプの付与を行う
      オススメ
      ポイント
      • システム移行が行いやすい
      • 事務処理規定書類の作成や運用の手間がかからない
      • すべての書類を一元管理可能
    • 3.
      データの訂正削除を行った場合に、その履歴が残るシステム、または訂正削除が出来ないシステムを利用
    • 4.
      正当な理由がない訂正削除の防止に関する事務処理規定を備付ける
  • POINT
    03
    タイムスタンプの一括検証
    タイムスタンプ要件
    タイムスタンプを使用して保存を行う場合、以下の要件を満たす必要があります。
    • 1.
      日本データ通信協会の認定を受けたタイムスタンプを付与すること
    • 2.
      課税期間中の任意の期間を指定し、当該期間内に付したタイムスタンプについて、一括検証が可能なこと
    • done_outline
      タイムスタンプとは
      電子データに時刻情報を付与することにより、以下を証明する暗号セキュリティ技術です。
      以下の画像のように、様々な情報が埋め込まれます。
      • 1
        その時刻にそのデータが存在したこと(存在日時証明)
      • 2
        その時刻から、検証した時刻までの間にその電子情報が変更・改ざんされていないこと(非改ざん証明)
      タイムスタンプ説明図
    • done_outline
      一括検証とは
      一括検証とは、タイムスタンプ付与後に、対象のファイルが改ざんされていないか、付与されたタイムスタンプの有効期限がきれていないかをまとめて確認することを言います。
      • ?
        なぜ一括検証機能が必要なの?
      税務調査の際に、大量のファイルのタイムスタンプ情報を一件ずつ確認していると莫大な時間を要してしまうためです。
      スムーズにファイルの真正性を確認するために、大量のファイルのタイムスタンプ情報を「一括で」検証できる環境を用意する必要があります。
      一括検証説明図1 一括検証説明図2
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FAQ

よくあるご質問

  • Q
    メールやFAXで受信した注文書を印刷して紙で保存することは可能ですか?
    A
    一定の要件※を満たすことで、紙による保存で検索要件が不要となる場合がありますが、電子データでの保存は必要です。
    ※売上5千万円以下、または明瞭な状態保存されており調査時に提出の要求に応じられる場合は、電子取引の検索要件は免除できる。しかし、電子の状態での保存は必須です。

    検索要件:
    ① 取引年月日その他の日付、取引先の検索
    ② 日付、金額の範囲指定による検索
    ③ 2以上の任意項目の組み合わせによる検索
  • Q
    見積書や契約書も保管する必要がありますか?
    A
    どの書類を電子保存するかは、取引の状況によります。
    原則として、現在書類(紙)で保存を行っている文書の授受を電子にした場合、電子帳簿保存法に対応した保管方法で電子データの保存が必要です。
  • Q
    電子帳簿保存法における、電子取引情報の保存の要件は何ですか?
    A
    電子保存する際には、以下のいずれかの保存方法で書類を保管する必要があります。
    1. 相手先にてタイムスタンプが付与された後、電子データの授受を行う
    2. 授受後に自社でタイムスタンプの付与を行う
    3. データの訂正削除を行った場合に、その履歴が残るシステム、または訂正削除が出来ないシステムを利用
    4. 正当な理由がない訂正削除の防止に関する事務処理規定を定め運用する
  • Q
    請求書の発行側(送付元側)でタイムスタンプの付与は必要ですか?
    A
    電子データとして請求書の発行側で必ずしもタイムスタンプを付与する必要はありませんが、後日請求内容に疑義が生じることを防止するため、タイムスタンプを付与することで、保全することが可能です。
  • Q
    1つの案件であれば、請求書・見積書・納品書等をまとめて1つのPDFにしても良いですか?
    A
    入力内容の書類に対して個別に改ざん検知ができるような形式で保存できれば、一つのPDFにまとめることは可能です。
    ただし、一般的なPDFの改ざん検知では個別のページでの改ざん検知ができない場合が多いので、あまりおすすめしません。
    セイコーソリューションズのサービスでは、一つの案件に複数のPDFを登録できる機能がありますので、1つにまとめなくても登録できます。
  • Q
    タイムスタンプの有効期限は10年とのことですが、有効期限が切れるとどうなりますか?
    A
    タイムスタンプの検証がエラーとなりますが、タイムスタンプの有効期間が切れてもPDFは閲覧することは可能です。
    有効期限が切れても即座に証拠能力がなくなるわけではありませんが、タイムスタンプの有効期限延長は不可能になりますのでご注意ください。
  • Q
    タイムスタンプの一括検証機能とはどのような機能でしょうか?
    A
    期間を指定して保存された複数の電子データが改ざんされていないか、タイムスタンプの改ざん検知機能を用いて検証する機能です。
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